Sous certaines conditions, les élus du CE ainsi que les institutions représentatives du personnel (IRP) ont une obligation de confidentialité et de discrétion quant à certaines informations ou documents remis par l’employeur et qui revêtent un caractère confidentiel (article L. 2325-5 du code du Travail).

En effet, pour limiter les abus, l’employeur ne peut imposer une obligation de confidentialité aux CE et aux IRP que si deux conditions cumulatives sont remplies :

-L’information transmise doit revêtir un caractère confidentiel

-L’employeur doit indiquer que l’information est confidentielle

L'employeur ne doit pas imposer systématiquement la confidentialité des documents en se contentant d’affirmer que les informations transmises sont confidentielles.

Il doit démontrer que la confidentialité est nécessaire pour protéger les intérêts de l’entreprise.

A défaut, le juge des référés peut annuler l’obligation de confidentialité et demander à l’employeur de reprendre la procédure d’information/consultation.

L’information transmise doit revêtir un caractère confidentiel

Il incombe à l’employeur de justifier par des éléments objectifs que les documents fournis aux CE et aux IRP doivent rester confidentiels et que leur diffusion risque de nuire aux intérêts de l’entreprise.

Si les informations sont largement connues des salariés de l’entreprise ou du public, elles ne peuvent pas revêtir le caractère confidentiel.

La confidentialité peut porter sur une partie ou sur l’intégralité des documents et doit être impérativement limitée dans le temps.

L’employeur ne peut pas exiger la confidentialité sur les projets de réorganisation et de reclassement soumis à l’information et à la consultation du CE.

D’une manière générale, sont considérées comme confidentielles :

-les informations d’ordre stratégique ;

-les informations comptables et financières transmises au CE ;                              

-les informations transmises au CE dans le cadre d’un droit d’alerte ;

-les informations transmises par l’expert-comptable du CE au CE dans le cadre de la recherche d’un repreneur et de l’analyse des projets de reprise.

L’employeur doit indiquer que l’information est confidentielle

Il revient à l’employeur d’indiquer aux CE et aux IRP que l’information transmise est confidentielle.

Le simple rappel du caractère confidentiel en début de réunion d’information/consultation ne suffit pas. Le procès-verbal de la réunion de CE doit clairement mentionner que les documents remis pendant la réunion sont confidentiels.

Concernant les informations qui figurent dans la base de données économiques et sociales et qui peuvent être confidentielles, l’employeur doit fixer la durée de confidentialité que le CE se doit de respecter.

Lorsque les deux conditions cumulatives sont remplies, le non-respect de la confidentialité des informations transmises sont passibles d’une sanction disciplinaire pour les CE et les IRP.