C’est une activité qui remporte généralement du succès parmi les salariés : l’organisation de voyages par le CE en France ou à l’étranger. Voici quelques règles à connaître pour que votre voyage se déroule dans les meilleures conditions.

Le comité d'entreprise choisit un prestataire et s'assure de son sérieux

Le comité d’entreprise n’organise pas son voyage seul, il fait généralement appel à un prestataire de services – bien souvent une agence de voyages ou un tour-opérateur – qui prend soin de mettre en place la destination choisie par le CE pour les salariés de l’entreprise.

Le CE est dans son droit lorsqu’il demande au prestataire choisi de lui fournir un extrait K-bis, une copie de l’arrêté préfectoral délivrant la licence avec son numéro, le montant de la garantie financière.

Le CE peut d’ailleurs vérifier par lui-même l’immatriculation du prestataire au registre des opérateurs de voyages et de séjours. L’immatriculation rassurera le CE sur la garantie des fonds déposés du prestataire – en cas de faillite entre le jour du paiement de la prestation et le jour du départ, le CE sera remboursé de ses frais – et sur sa souscription à une responsabilité civile professionnelle.

Le comité d'entreprise est responsable des informations transmises aux salariés concernant le voyage

Si le professionnel du voyage est tenu de fournir au CE un certain nombre d’informations ainsi qu’un contrat de voyage complet qui engage sa responsabilité, c’est au CE de transmettre aux salariés tous les renseignements utiles sur l’organisation et le déroulement du voyage. On pensera notamment aux formalités administratives nécessaires pour le passage des frontières. Rien ne l’empêche de demander au prestataire de venir dans l’entreprise pour faire une présentation complète du séjour aux salariés et ainsi répondre au plus grand nombre de questions.

A noter

¡ Le CE est invité à effectuer une lecture très attentive des conditions générales de vente (prestations comprises ou non dans le prix du voyage, conditions d’annulation, etc.) ;

¡ La responsabilité du professionnel est engagée en cas :

• d’inexécution du contrat ;
• de modification ou d’annulation du voyage : il doit alors rembourser ou offrir un voyage de substitution à ses clients.

Le comité d'entreprise évite d'organiser un voyage tout seul

Est considérée comme voyage, toute activité supérieure à 24 heures ou à une nuitée. Un week-end est donc assimilé à un voyage.

Le CE peut organiser un voyage seul mais cette pratique n’est pas recommandée. Il doit être titulaire d’un agrément de tourisme et justifier d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile.

Réductions tarifaires et prise en charge des voyages par le CE

Les réductions tarifaires négociées par le CE sur des voyages choisis par les salariés ou les réductions tarifaires accordées sur les voyages organisés par le CE ne sont pas soumises à cotisations et contributions sociales, il n’existe pas de plafond.