Pour l’aider à assumer son fonctionnement et/ou la gestion de ses activités sociales et culturelles, le comité d’entreprise peut décider de procéder à l’embauche d’un salarié. Toutefois, cette décision ne se prend pas à la légère, elle doit être mûrement réfléchie car un salarié représente un coût. Un CE qui devient employeur, c’est aussi un certain nombre de formalités à remplir pour être dans les règles et ainsi respecter le code du travail.

Un salarié au CE : pour quelles fonctions ?

 Les élus de CE, entre leur mandat et leur activité professionnelle, peuvent vite se retrouver débordés. Une solution s’offre à eux pour les soulager : recruter un salarié.

 Avant de procéder au recrutement, le comité doit avoir défini ses besoins et les tâches qui seront confiées à son nouveau personnel. L’embauche d’un salarié résulte d’une décision collective prise en réunion plénière.

 Le salarié aura soit pour mission d’assurer le fonctionnement administratif du CE (tenue comptable, préparation et envoi du courrier, prise de notes pendant les réunions CE, rédaction des procès-verbaux, etc.), soit la gestion des activités sociales et culturelles (enregistrer les inscriptions, délivrer les places de spectacle, assurer la tenue d’une bibliothèque, etc.) ou bien les deux.

 Une fois les missions du salarié définies, le comité devra déterminer le contrat de travail le plus adapté à ses besoins.

Un salarié au CE : pour quel contrat de travail ?

 En fonction de ses besoins, le comité d’entreprise pourra proposer un contrat à durée indéterminée (CDI) ou un contrat à durée déterminée (CDD), à temps plein ou temps partiel.

 Il est recommandé d’être très prudent avec le recours au CDD. Ce type de contrat est beaucoup plus réglementé qu’un CDI et exige un écrit sous peine de requalification en CDI. Il répond généralement à un accroissement temporaire d’activité ou au remplacement d’un salarié absent.

 Quel que soit le type de contrat choisi, un écrit est souhaitable. Il doit indiquer : la durée du contrat, la durée du travail, la durée de la période d’essai, les fonctions occupées par le futur salarié, les horaires de travail, le lieu de travail, la rémunération, la durée de préavis en cas de rupture de contrat et une clause de confidentialité (au même titre que les membres du CE, le salarié du comité d’entreprise est soumis au secret professionnel). L’établissement d’un contrat de travail évitera bien des problèmes en cas de contentieux.

 Le CE peut également fonctionner avec du personnel mis à sa disposition par l’entreprise. Cette mise à disposition peut être gratuite de la part de l’employeur ou bien payante (le CE rembourse l’employeur ou bien ce dernier déduit salaire et charges directement des budgets du comité).

Rémunération et statut du salarié du CE

 La rémunération du salarié du CE dépend des fonctions auxquelles il est affecté. Si ses fonctions relèvent du fonctionnement du comité, son salaire sera prélevé sur le budget de fonctionnement du CE ; si ses fonctions relèvent des activités sociales et culturelles, son salaire sera prélevé sur le budget des ASC. Et si le salarié s’occupe des deux à la fois ? Son salaire sera prélevé sur les deux budgets au prorata du temps qu’il aura passé sur le fonctionnement et sur les activités sociales et culturelles.

 Par ailleurs, il faut bien noter qu’il est salarié du comité et non de l’entreprise ; il ne bénéficie pas des avantages octroyés par l’instance au personnel de l’entreprise. Le CE peut toutefois décider de lui attribuer des avantages qui donneront lieu au paiement de charges sociales.

Embauche d'un salarié au CE : les formalités à accomplir

La déclaration unique d'embauche

Le comité d’entreprise qui devient « employeur » doit remplir un certain nombre de formalités. Qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD, ces formalités peuvent être accomplies au moyen d’un seul document : la déclaration unique d’embauche ou DUE. La DUE permet d’effectuer :

¡ la déclaration préalable à l’embauche ;

¡ la demande d’immatriculation de l’employeur au régime de la Sécurité Sociale ;

¡ la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale ;

¡ la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;

¡ la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

¡ la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.

La DUE doit être adressée à l’URSSAF dont relève l’entreprise ou l’établissement dans les 8 jours précédant la date d’embauche. Elle peut être faite en ligne sur www.due.fr .

Notez que le CE, en tant qu’employeur, sera soumis au paiement de cotisations sociales auprès de l’URSSAF.

Le CE devra également penser à affilier son salarié à une caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco qui est la même caisse que celle à laquelle sont affiliés les salariés de l’entreprise.

La visite médicale

Afin de vérifier si le salarié est apte à son poste de travail, il doit avant son embauche ou au plus tard avant l’expiration de sa période d’essai faire l’objet d’une visite médicale. Elle est obligatoire !

Le registre du personnel

Même avec un seul salarié, le CE doit mettre en place un registre du personnel. Ce registre doit notamment contenir par ordre d’embauchage les noms et prénoms des salariés. Les mentions contenues dans le registre doivent être inscrites de façon indélébile et conserver pendant 5 ans après le départ du salarié (article L. 1221-13 du code du travail).

Certains affichages sont obligatoires. Il s’agit entre autres des coordonnées du médecin du travail, des services de secours d’urgence et de l’inspection du travail avec le nom de l’inspecteur compétent.

Embaucher un salarié n’est pas une mince affaire. Il est conseillé au comité d’entreprise de se faire accompagner par un expert-comptable qui pourra le conseiller aussi bien sur le plan social que financier. Avant d’adopter la décision de recruter, l’expert pourra notamment évaluer pour le CE le coût du salarié (salaire à verser, charges sociales, etc.). Il pourra également prendre en charge l’établissement des bulletins de paie de ce salarié.