Embauche d'un salarié au CE : les formalités à accomplir

La déclaration unique d'embauche

Le comité d’entreprise qui devient « employeur » doit remplir un certain nombre de formalités. Qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD, ces formalités peuvent être accomplies au moyen d’un seul document : la déclaration unique d’embauche ou DUE. La DUE permet d’effectuer :

¡ la déclaration préalable à l’embauche ;

¡ la demande d’immatriculation de l’employeur au régime de la Sécurité Sociale ;

¡ la demande d’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale ;

¡ la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;

¡ la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

¡ la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.

La DUE doit être adressée à l’URSSAF dont relève l’entreprise ou l’établissement dans les 8 jours précédant la date d’embauche. Elle peut être faite en ligne sur www.due.fr .

Notez que le CE, en tant qu’employeur, sera soumis au paiement de cotisations sociales auprès de l’URSSAF.

Le CE devra également penser à affilier son salarié à une caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco qui est la même caisse que celle à laquelle sont affiliés les salariés de l’entreprise.

La visite médicale

Afin de vérifier si le salarié est apte à son poste de travail, il doit avant son embauche ou au plus tard avant l’expiration de sa période d’essai faire l’objet d’une visite médicale. Elle est obligatoire !

Le registre du personnel

Même avec un seul salarié, le CE doit mettre en place un registre du personnel. Ce registre doit notamment contenir par ordre d’embauchage les noms et prénoms des salariés. Les mentions contenues dans le registre doivent être inscrites de façon indélébile et conserver pendant 5 ans après le départ du salarié (article L. 1221-13 du code du travail).

Certains affichages sont obligatoires. Il s’agit entre autres des coordonnées du médecin du travail, des services de secours d’urgence et de l’inspection du travail avec le nom de l’inspecteur compétent.

Embaucher un salarié n’est pas une mince affaire. Il est conseillé au comité d’entreprise de se faire accompagner par un expert-comptable qui pourra le conseiller aussi bien sur le plan social que financier. Avant d’adopter la décision de recruter, l’expert pourra notamment évaluer pour le CE le coût du salarié (salaire à verser, charges sociales, etc.). Il pourra également prendre en charge l’établissement des bulletins de paie de ce salarié.