Les évolutions législatives récentes (loi du 5 mars 2014) imposent de nouvelles obligations comptables au comité d'entreprise. L'objectif : instaurer la transparence financière au sein du CE et vis-à-vis de l'ensemble des salariés. Mais avec une gestion beaucoup plus encadrée, le CE devra y regarder à deux fois à la bonne utilisation de ses budgets. Petit rappel des bonnes pratiques et dans le cas contraire, des sanctions encourues...

Le comité d'entreprise et ses deux budgets

Pour tourner, le CE reçoit de la part de l'employeur deux subventions : l'une constitue le budget de fonctionnement (ou le 0,2 %) et l'autre, le budget des activités sociales et culturelles. Chacun de ces budgets a une finalité bien précise. Sans entrer dans les détails, le premier doit permettre de couvrir les frais administratifs de fonctionnement ainsi que tout ce qui a trait à l'exercice de ses attributions économiques ; le deuxième permet de couvrir les dépenses destinées aux activités sociales et culturelles proposées aux salariés. La bonne gestion et la bonne utilisation de ces deux budgets par le CE implique une certaine discipline, quelques règles essentielles sont à observer pour éviter les dérives...

Les règles de base pour une bonne gestion et une bonne utilisation des budgets CE

Une gestion strictement séparée des budgets du CE

C'est leur principale caractéristique : le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles sont distincts. Le budget de fonctionnement ne peut servir au financement d'ASC et vice-versa. Cette indépendance implique donc que :

- ces deux budgets ne peuvent être fusionnés ;

- aucune compensation, aucun transfert de fonds n'est possible entre eux : même si cela est tentant, le reliquat du budget de fonctionnement ne peut être, par exemple, réattribué au budget des ASC lorsque ce dernier s'amoindrit. Le reliquat des budgets est reporté sur l'année suivante ou investis en placements rémunérés par des intérêts ;

- les intérêts générés par des placements (livret A ou autres) ou par des comptes courants rémunérés devraient être affectés au même budget.

Pour éviter toute confusion au CE dans l'utilisation de ses budgets, l'ouverture de deux comptes bancaires est indispensable même si ce n'est pas obligatoire. Chaque budget fait par ailleurs l'objet d'une comptabilité séparée.

Des dépenses engagées par un vote à la majorité des membres du CE

Un autre point important à souligner est celui de l'engagement des dépenses du comité d'entreprise. Toute dépense doit faire l'objet d'un vote en réunion, à la majorité des membres présents (seul l'employeur ne prend pas part au vote). Sans l'accord du CE, la dépense ne peut être engagée. Cette décision ne peut relever du seul choix du trésorier ou du secrétaire sous peine de sanction...

Mauvaise utilisation des budgets du CE : les sanctions tombent...

Il existe plusieurs types de sanction.

Annulation ou suspension de la délibération

Lorsque la dépense est réalisée avec l'accord de la majorité du CE mais qu'elle n'est pas engagée au titre du bon budget (elle est imputée sur le budget de fonctionnement alors qu'elle relève du budget des ASC), tout membre du CE, voire l'employeur, un salarié ou un syndicat, peut demander une action en annulation de la délibération irrégulière auprès du tribunal de grande instance (TGI). Il pourra être demandé au CE de réintégrer les sommes dépensées dans le budget d'origine.

Cette action d'annulation ou de suspension de la délibération (en cas de suspension, la dépense n'est pas encore engagée, il peut être demandé au juge des référés du TGI d'interdire le versement des fonds) constitue une action civile. L'action civile peut être engagée par tous ceux qui y trouvent un "intérêt légitime".

Délit d'entrave ou action pour abus de confiance

Lorsque la dépense est réalisée sans l'accord de la majorité des membres du CE, il peut s'agir d'un délit d'entrave ou d'un abus de confiance.

C'est le cas, par exemple, d'un secrétaire de CE qui a distribué des cadeaux de noël aux salariés sans autorisation du CE et qui a été condamné pour délit d'entrave, passible d'un an de prison et d'une amende de 3 750 €. 

Un trésorier qui utilise le chéquier du CE à des fins personnelles ou des élus qui se font rembourser des frais sans lien avec leur mandat peuvent être condamnés pour abus de confiance, passible de trois ans de prison et d'une amende de 375 000 €.

Le délit d'entrave ou le délit d'abus de confiance constitue une action pénale qui, contrairement à l'action civile, ne peut être intentée que par le CE, à l'encontre de ceux qui ont mal employé le budget, quand bien même ils n'auraient pas bénéficié des sommes en question.

Le membre fautif du CE peut-il faire l'objet de sanctions disciplinaires ?

Le membre fautif du CE ne craint normalement pas le licenciement sauf si, dans le cadre de son mandat, il a commis des faits perturbant le bon fonctionnement de l'entreprise, rendant ainsi impossible le maintien à ses fonctions. L'employeur devra toutefois se montrer prudent dans la procédure de licenciement de ce salarié protégé...