A la fin de chaque année, les élus doivent rendre compte aux salariés d’une information détaillée sur la gestion des comptes du comité. Dans un souci de transparence auprès de son électorat, le CSE procède à l’affichage de son compte rendu sur les tableaux réservés aux communications syndicales au sein de l’entreprise. Il doit indiquer le montant des recettes ainsi que le montant des dépenses engagées soit pour son propre fonctionnement, soit pour ses activités sociales et culturelles.

Deux budgets distincts

Le CSE gère en effet deux budgets distincts : le budget de fonctionnement et le budget des Activités Sociales et Culturelles (ASC). Chacun de ces budgets ayant une affectation précise, ils font l’objet de calculs, de comptabilités et d’utilisations bien particuliers. L’affichage du compte rendu s’effectue généralement au mois de janvier afin de pouvoir intégrer décembre au bilan et ainsi présenter aux salariés les chiffres définitifs de l’année écoulée.

Quelles sont les caractéristiques des budgets dont dispose le comité d’entreprise ? Quelles règles le CSE doit-il observer afin d’assurer aux salariés une gestion sérieuse et régulière de ses comptes ? C’est ce que nous vous proposons d’étudier dans ce nouveau dossier...

Le budget de fonctionnement : une obligation légale pour un fonctionnement en toute autonomie

Le versement du budget de fonctionnement est une obligation légale (loi Auroux du 28 octobre 1982). Ce budget a été créé dans le but de doter le comité d’entreprise de moyens autonomes pour lui permettre de jouer pleinement son rôle d’Institution Représentante du Personnel (IRP). Il garantit au comité un minimum de ressources pour exercer efficacement ses attributions économiques et professionnelles et lui sert également à couvrir les dépenses liées à l’administration courante.

Quel est le montant de la subvention ?

Chaque année, l’employeur est tenu de verser au comité d’entreprise une subvention égale à 0,2 % de la masse salariale brute de l’entreprise (C. trav., art. L.2325-43).

Quels éléments entrent en compte dans son calcul ?

A l’exception des intérimaires, le calcul de la subvention comprend la totalité des salaires versés au cours de l’année aux salariés en CDD, en CDI, et aux salariés mis à disposition depuis au moins un an dans l’entreprise.

L’employeur ne peut se dispenser du versement de cette subvention et ne peut refuser de communiquer au CE les informations nécessaires au calcul de la masse salariale sous peine de commettre un délit d’entrave.

Le montant de la subvention peut-il être majoré ?

La contribution de 0,2 % représente le minimum légal et ne peut en aucun cas être diminué par l’employeur. Des dispositions favorables (convention collective, par exemple) peuvent en revanche prévoir une majoration du taux du budget de fonctionnement.

Certaines dépenses peuvent-elles être déduites du budget de fonctionnement par l’employeur ?

D’après l’article L. 2325-12 du code du travail, « l’employeur met à la disposition du comité d’entreprise un local aménagé (éclairé, chauffé, meublé) et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions ». Ces dépenses ne peuvent être imputées sur le budget de fonctionnement. L’employeur peut cependant déduire les sommes et moyens en personnel dont il a fait bénéficier le CE (C. trav., art. L.2325-43).

Quelles sont les modalités de versement du budget de fonctionnement ?

Le code du travail ne précise pas à quelle date l’employeur doit verser au comité le budget de fonctionnement. Deux possibilités se présentent à lui quant au versement des fonds : l’employeur peut procéder à un versement unique en début d’année ou à un paiement échelonné sur l’année. Dans ce dernier cas, la périodicité du versement doit être établie dans le règlement intérieur du comité ou par usage d’entreprise.

Le CE doit pouvoir continuer à assumer normalement ses dépenses permanentes (personnel ou fourniture) et plus occasionnelles (frais de formation économique par exemple).

Quelles dépenses le comité d’entreprise a-t-il le droit d’affecter à son budget de fonctionnement ?

Les dépenses imputables au budget de fonctionnement et le plus fréquemment rencontrées par les comités d’entreprise sont les suivantes :

• les frais courants de fonctionnement ;
• les frais de déplacements des membres du CSE pour l’exercice de leur mission ;
• les dépenses liées à la formation des membres du CSE ;
• les dépenses liées à la mise en œuvre de campagnes d’information envers le personnel dans les domaines économiques et professionnels ;
• les dépenses pour régler les prestataires de services auxquels le comité a recours ;
• les dépenses liées à des missions contractuelles d’études ou d’expertise.

Que faire du budget de fonctionnement lorsqu’il n’est pas utilisé dans son intégralité?

En cas de reliquat, les sommes sont reversées sur l’exercice suivant. Le report est possible d’une année sur l’autre sans condition, ni limitation.

L’utilisation du budget de fonctionnement pour le financement de nouvelles activités sociales et culturelles est strictement interdite, ces deux budgets doivent rester distincts.

Les sommes ainsi reversées sur le compte des années suivantes peuvent permettre au CE de se constituer des réserves pour faire face à des dépenses importantes. L’ensemble du CSE peut également décider de faire fructifier sa trésorerie dormante grâce à des placements financiers (comptes sur livrets, comptes courants rémunérés, SICAV).

A quel comité le budget de fonctionnement peut-il être attribué ?

Le budget de fonctionnement est attribué au CSE et au CSE 'établissement ; Le comité central n’en bénéficie pas. Cependant, le comité d’établissement peut, moyennant un accord, reverser à son CCSE une quote-part de son budget.

Que faire si l’employeur ne verse pas le budget de fonctionnement ?

Plusieurs étapes à suivre :

1. Trouver une solution amiable avec l’employeur en inscrivant ce point à l’ordre de la prochaine réunion ;
2. Opter pour une mise en demeure de l’employeur de respecter son obligation ;
3. Informer l’inspection du travail ;
4. Saisir le tribunal de grande instance (TGI) en référé (procédure d’urgence) ;
5. Mener l’employeur en poursuite devant le tribunal correctionnel pour délit d’entrave avec possibilité de demander des dommages et intérêts.

Le budget des activités sociales et culturelles

Si toute dépense ayant trait au fonctionnement et à l’exercice des attributions économiques du CE relève du 0,2 %, toute activité visant à « l’amélioration des conditions de vie des salariés » relève du budget des activités sociales et culturelles. 

Le budget des ASC est généralement versé sous forme de contribution annuelle. Tous les comités d’entreprise ne disposent pas d’un tel budget. L’employeur a l’obligation de verser une subvention destinée aux œuvres sociales seulement s’il a pris l’initiative de financer des ASC avant la mise en place du CE. Si tel est le cas, le CE peut revendiquer la gestion de ces activités et réclamer le budget qui y était affecté

Le code du travail ne fixe pas de pourcentage précis comme établi pour le budget de fonctionnement (soit 0,2 %). Pour fixer son montant, l’employeur doit procéder à des calculs permettant d’établir trois minima légaux. Il retiendra le plus élevé de ces trois minima qui lui permettra par la suite de déterminer le montant de la subvention ASC à reverser au CSE. Comme il n’existe pas de pourcentage précis, les minima permettent tout de même de garantir au CSE une certaine stabilité budgétaire.

De manière générale, il est conseillé aux comités d’entreprise de vérifier que des dispositions plus favorables que la loi (convention collective, accord ou usage d’entreprise) n’obligent pas l’employeur à lui verser une subvention.

Quelles dépenses le budget des ASC couvre-t-il ?

• les bons d’achat ; 
• la billetterie ; 
• les Chèques Vacances ; 
• les activités sportives ; 
• les colis de fin d’année offerts aux salariés ; 
• les sorties avec le personnel, les voyages ; 
• etc.

La comptabilité du CSE

La première obligation des élus consiste à rendre compte, en début d’année, de la gestion des budgets du comité d’entreprise. Le code du travail précise le contenu de ce compte rendu mais n’en précise pas les modalités de présentation. Aussi, pour les comités d’entreprise de petite taille, le trésorier peut-il se contenter d’afficher un document très simplifié (ex : colonnes encaissements/décaissements et total correspondant à celui du relevé bancaire).

En fin de mandat et en cas de changement d’équipe, une deuxième obligation incombe au comité d’entreprise, celle de reddition des comptes. L’équipe sortante doit transmettre aux nouveaux élus et notamment au nouveau trésorier et secrétaire, l’état des comptes. Cet acte est particulièrement important car il formalise l’arrêt des responsabilités des anciens élus et l’entrée en responsabilités des nouveaux élus. Le nouveau bureau devra annuler la signature des anciens responsables auprès des banques et afin de prévenir toute irrégularité, la nouvelle équipe CE pourra donner ou refuser de donner quitus. Le refus de donner quitus offre au CE la possibilité de se retourner contre les anciens membres. Une nouvelle équipe doit toujours se prononcer sur la gestion de la précédente au risque de porter la responsabilité des anomalies passées. 

Les nouveaux élus qui découvriraient des anomalies de gestion doivent en référer au président du CSE et porter plainte s’il y a eu utilisation de fonds pour motif personnel.

Quelques règles de base à adopter

• Mettre en place un règlement intérieur spécifiant les responsabilités de chacun des élus et notamment du trésorier ; 
• Effectuer un contrôle interne pour éviter erreurs et détournements : par exemple, une personne qui effectue une commande ne doit pas être la même qui signe le chèque.

L’outil retenu pour la tenue comptable doit garder une traçabilité des écritures. Tout élément de dépense doit pouvoir être retrouvé à tout moment dans le total des charges.

Afin de prouver que sa gestion est sérieuse et régulière, il est de l’intérêt du comité à faire attester ses comptes par un expert-comptable. Ce dernier a un devoir d’alerte et de conseil vis-à-vis du CSE, en particulier si des irrégularités ont été relevées.