La base de données économiques et sociales : quel contenu ?

La base de données est le réceptacle de toutes les informations récurrentes devant obligatoirement être transmises au CE.

La base doit contenir les informations disponibles de manière définitive ou provisoire relatives à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années suivantes. Les perspectives sur les trois années suivant l’année en cours, si elles ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, doivent faire l’objet d’explications par l’employeur.

La base de données peut également intégrer d’autres informations complémentaires utiles à la consultation sur les orientations stratégiques ; les informations concernant des événements ponctuels peuvent y figurer (au choix de l’employeur) mais doivent continuer à faire l’objet d’envoi de rapports et informations.

Au moment de sa mise en place, les entreprises ne seront pas tenues d’intégrer dans la base les informations relatives aux deux années précédentes.

La base de données doit  comprendre au moins 5 rubriques

La base de données doit comprendre au moins cinq rubriques qui sont les suivantes :

• Investissements, fonds propres, endettement (emploi et investissement social, investissement matériel et immatériel) et impôts ;
• Rétributions (salariés et dirigeants) et activités sociales culturelles, rémunérations des financeurs ;
• Flux financiers à destination de l’entreprise (aides publiques, réductions d’impôts, exonérations et réduction de cotisations sociales, crédits d’impôts, mécénat) ;
• Sous-traitance utilisée et réalisée par l’entreprise ;
• Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Vers une substitution des rapports et bilan

La mise à disposition de l’ensemble des informations récurrentes dans la base de données économiques et sociales permet la substitution aux divers rapports et bilans communiqués jusqu’à présent. Cette substitution est seulement possible pour les informations récurrentes transmises au CE, elle ne l’est pas pour les informations données aux autres instances représentatives du personnel (exemple : informations récurrentes transmises au seul CHSCT) ainsi que pour les informations ponctuelles qui continuent à faire l’objet d’un envoi à part.

Un contenu mis à jour dans le respect des périodicités prévues par le code du travail

Le contenu de la base de données économiques et sociales doit être régulièrement mis à jour au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail.

Exemple : les informations trimestrielles données au CE doivent être mises à jour trimestriellement dans la base de données.

Un contenu à l’accès permanent

La base de données est tenue à la disposition des élus sur un support informatique ou papier dont l'accès doit être permanent.

Que faut-il entendre par la notion de "permanence" ?

Cette notion de "permanence" vise à rompre avec une transmission d'informations souvent vécue par les élus et les employeurs comme trop formelle et pas assez dynamique au regard du rythme des évolutions au sein des entreprises. Elle ne signifie pas que la base doit être accessible aux élus 24h/24 et 7 jours/7. 

Un contenu accessible aux membres du CE, du CCE, du comité d’établissement, à la délégation unique du personnel, aux élus CHSCT et aux délégués syndicaux

La base de données économiques et sociales est donc accessible en permanence aux membres du CE ou, à défaut, aux délégués du personnel, aux membres du comité central d'entreprise et du comité d'établissement, mais également à la délégation unique du personnel, aux élus CHSCT et aux délégués syndicaux.

Les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation de la base de données sont définies par l'employeur ; elles doivent toutefois faire l'objet d'une négociation ou d'un dialogue avec les personnes utilisatrices car ces modalités ne doivent pas empêcher les représentants du personnel, qu'ils soient titulaires ou suppléants, d'exercer librement et utilement leurs compétences respectives.

Les droits d'accès à la base fournis par l'employeur sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

Une obligation de discrétion à respecter pour favoriser un climat de confiance entre les élus et l’employeur

L'ensemble des personnes ayant accès à la base est tenu à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur. La durée du caractère confidentielle doit être précisée par l'employeur.